Onaangekondigde inspecties

Bij bezoeken van de NVWA is het een bekend gegeven. Onaangekondigd worden inspecties uitgevoerd.
De aard van die bezoeken zijn vooral gericht op het beoordelen of basis hygiëne in de dagelijkse praktijk voldoende wordt geborgd.

Voor diepte inspecties of een uitgebreid bezoek in het kader van EG-erkenningen, worden we regelmatig op afspraak gevraagd om toelichting geven.
Dat gaat dan over interpretatie van wetgeving (hoe is dit zo praktisch mogelijk toe te passen).
Of het is een onderbouwing van de Gevaren Identificatie en Risico Analyse (GIRA) zoals de vertrouwde HACCP-systematiek tegenwoordig wordt genoemd.
Ook verificatie op basis van infobladen zoals 64,65, 85, EG-1881 en EG 2071 vergen vaak verdergaande overlegmomenten.

Binnen GFSI-programma’s (zie ook vorig artikel hiernaast weergegeven) is of wordt nu doorgevoerd dat de (vaak meerdaagse) durende audits ook onaangekondigd plaatsvinden.
Je kon hier eerst voor kiezen. Nu is dit ook zo bij de keuze van aangekondigde audits.

Audits van retailers kunnen ook een dergelijke verschijningsvorm hebben. Dat kwam bij onze klanten sporadisch voor.
Vorig jaar hebben we al een aantal onaangekondigde certificeringen begeleid.

De cyclus is dat er 1x per 3 jaar een compleet auditprogramma onaangekondigd wordt uitgevoerd ook al is er aangegeven dat men alleen aangekondigde audits wilt.
Dat geeft een uitdaging. Veranderende omstandigheden vraagt vaak om een gepaste strategie.

Bijvoorbeeld: seizoenbedrijven moeten al wel activiteiten hebben, anders kan niet de hele ‘scope’ worden beoordeeld.
Er moet iemand beschikbaar zijn die de auditor en het audit-team te woord kan staan.
En niet zomaar iemand, want ook nu telt dat een management vertegenwoordiger beschikbaar is, voor bijvoorbeeld een management review.

Wat doet Bast Kwaliteitsbeheer?
• We proberen systemen via online toepassingen actueel klaar te hebben en bespreken wekelijks de auditcyclus van klanten.
• Wanneer is er een audit (aangekondigd) gepland of is er een audit te verwachten (onaangekondigd).
• Alle uit te voeren kwaliteitstaken plannen we periodiek in en voeren die in overleg met de klant uit op basis van een jaarplan.
Of valideren deze taken als ze zijn uitgevoerd door het team van de klant.
• We zorgen dat in de periode van de audit de mappen die we normaliter delen met de auditor gevuld klaar staan.
De meeste auditoren kunnen hierbij met Dropbox werken. Ook als we zelf met de klant dit in OneDrive, ownCloud of anders georganiseerd hebben
• We bieden korte audit trainingen aan om teamleden bij onze klanten beslagen ten ijs te laten komen (hoe onderga ik een audit?).
Dat is dan ook weer goed toe te passen als een klant of NVWA onverwachts op de stoep staat
• We houden in de weekplanning rekening mee dat één teamlid op afstand bereikbaar is om systemen vrij te geven voor auditoren.
En om eventuele vragen te beantwoorden, als er onderdelen van een audit aan bod komen waar juist de deskundigheid van ons team is ingehuurd.
Dat betekent bij de aftrap van de audit remote aanwezig en tijdens het voedselveiligheidsdeel, de verificatie onderdelen (interne audits, management review, validatie en het analyseprogramma) en bij de behandeling van onderdeel training.

Binnenkort starten we bij een aantal klanten met de training “ik ga een audit in en ik neem mee”.
We gaan in op de vaste onderdelen van een auditprogramma, communicatie en houding. En proberen betrokkenen zelfverzekerd een audit tegemoet te treden.
Want een auditor kan veel weten over de specifieke normeisen, jullie weten veel meer over jullie eigen producten en processen dan de auditor dit doet.

Geïnteresseerd in de ca. 4 uur durende sessie? Dan horen we dat graag, neem contact op via info@kwaliteitsbeheer.nl

Global Food Safety Initiative (GFSI)

In de vraag naar begeleiding bij certificeringstrajecten klinkt steeds vaker dat het doel is een ‘GFSI geaccepteerde certificaat’ te behalen.
Wat is nu eigenlijk GFSI en wat is hun invloed op de inhoud van de certificeringsstandaarden?
Het Global Food Safety Initiative (GFSI) is een wereldwijd initiatief van samenwerking tussen belangrijke retailers, voedselproducenten, overige bedrijven uit de voedselketen en wetenschappelijke en andere deskundigen op voedselveiligheidsgebied. Het is een platform wat als doel heeft om de hoogste normen op het gebied van voedselveiligheid te vergelijken en te beoordelen. En als deze voldoen aan door hen gestelde criteria kunnen certificeringstandaarden worden opgenomen als een GFSI geaccepteerde norm.
Voorbeelden daarvan zijn BRCGS, IFS en FSSC 22000. Maar er zijn er meer. Deze zijn te vinden op de website mygfsi.com
Dat er gestreefd wordt naar vergelijkbare (hoge) niveaus op diverse onderwerpen is te zien in de aanpassingen van de certificeringsstandaarden, waarbij dezelfde thema’s/ onderwerpen meer aandacht krijgen in nieuwe versies van de normen.
Dat is bijvoorbeeld in de vergelijkbare normen voor Food-defense en Food-fraude te zien. En ook in het onderwerp bedrijfscultuur en de context waar vanuit het systeem is opgezet. We zien in de ontwikkeling van de afgelopen vijf jaren dat de standaarden meer en meer op elkaar lijken, zowel in opzet en uitwerking als implementatie.
Voor ons blijft het vreemd dat we in de praktijk zien dat grotere retailers toch blijven vasthouden aan een voorgeschreven certificeringsvariant, terwijl ze juist betrokken zijn bij het uniformeren van standaarden via het GFSI. Het moet vaak óf BRC zijn, óf IFS.
Daarmee gaan deze bedrijven voorbij aan het oorspronkelijke initiatief van het platform waar ze zelf zitting in hebben. Het platform streeft naar harmonisatie en het voorkomen van onnodige eisen.
Door deze dwang (al dan niet ontstaan door onvoldoende harmonisatie en kennis binnen verschillende afdelingen bij een retailer) ondergaan bedrijven jaarlijks meerdere certificeringsaudits.
Voor een groot deel van onze opdrachtgevers een flinke kostenpost, waarbij het voordeel van een extra toetsing door een certificeringsaudit niet direct wordt ervaren.

Belangrijk voor u is dat u -voorafgaand aan het ingaan van een certificeringstraject- inventariseert welke klanten welke certificeringsnorm vereisen en wat de eventuele mogelijkheden zijn om daar van af te wijken. Uiteindelijk moet dit tot een keuze voor certificering leiden, die voor u realiseerbaar is en welke door uw klanten wordt geaccepteerd.

We raden met regelmaat aan om de gekozen certificering met overgave te verdedigen bij een geïnteresseerde partij. Want welke meerwaarde ziet een afnemer bij een andere certificerings-standaard, die geen verschil kent qua borging met de door u gekozen huidige ingevoerde GFSI-standaard? Vragen die door de inkopende partij niet op inhoud worden beantwoord maar meer in de trend van: ‘dat moet ik invoeren in het systeem want dan pas ontstaat groen licht’. Allicht dat de IT en automatiseringsafdelingen bij retailers ook meer betrokken moeten worden bij selectie-gronden van toeleveranciers?

Vragen over dit artikel? Neem dan contact op en stuur uw vraag naar info@kwaliteitsbeheer.nl